La planification d’un événement professionnel demande de nombreuses heures de travail et surtout beaucoup de stress et d’efforts. Planification, production, exécution, communication … Trop de tâches à faire pour un personnel qui n’a jamais organisé un événement. Par conséquent, avoir les services d’une agence événementielle peut éviter bien des maux de tête, en même temps que cela peut faire la différence entre le succès ou l’échec d’un événement professionnel.
Selon les données de plusieurs études statistiques concordantes, l’impact économique de l’organisation d’événements en Tunisie s’est accru de plusieurs dizaines de millions de dinars, une dépense élevée malgré le fait que les entreprises ont réduit leur budget dans ce domaine ces dernières années.
Cependant, cela ne signifie pas que les événements ont cessé d’être organisés, mais plutôt que ceux qui se déroulent actuellement ont dû s’adapter à la situation économique actuelle. Et pour atteindre cet objectif, il n’y a rien de mieux que d’avoir une agence événementielle qui permet d’optimiser le budget sans toucher à la qualité de l’événement.
Agences spécialisées dans les événements professionnels
Le secteur professionnel présente une série de particularités que d’autres domaines n’ont pas, c’est pourquoi il existe de nombreuses agences spécialisées dans ce secteur qui offrent une gestion complète des événements. Ces types d’entreprises sont appelées agences 360 °, car elles sont chargées de gérer tout ce qui touche l’événement du début à la fin. Les phases de production d’un événement professionnel sont les suivantes :
- La planification : l’agence étudie le briefing et, en fonction des objectifs à atteindre avec l’événement, présente une série de propositions d’où émergera le type d’événement à organiser.
- Le lieu idéal pour tenir l’événement : une fois le type d’événement à réaliser décidé, il faudra trouver le lieu idéal pour celui-ci. Plusieurs propositions seront recherchées qui correspondent à l’objet de l’événement et le coût de location sera étudié en fonction du budget. Notons ici qu’en Tunisie l’offre de location d’espaces dédiés aux événements professionnels est très diversifiée.
- La production : Lorsque ces deux décisions (typologie et localisation de l’événement) auront été prises, il sera temps de développer le concept. A ce stade, tout le travail technique est effectué ; de la sélection du matériel audiovisuel, de l’embauche de personnel technique, et de la planification des déplacements et de l’hébergement, jusqu’à l’organisation des activités, la planification du programme, l’invitation des médias, l’impression des prospectus … Il est important de rappeler ici que votre choix doit se faire sur une agence événementielle Tunisie qui vous offre des services de qualité dans les relations médias.
- La communication : si nous voulons que l’événement soit réussi et qu’il y ait un afflux de public, nous devrons communiquer dans tous les sens. Lancer des communiqués de presse aux médias, faire connaître l’événement, créer des affiches extérieures, envoyer des invitations, lancer des liens sponsorisés sur les réseaux sociaux, assurer le webmastering et le travail de community manager etc. Le tout est issu d’une stratégie antérieure qui correspond à l’image de marque de l’entreprise.
- Le développement de l’événement : ce sera le moment de vérité, le début de l’événement où le succès de l’appel, l’organisation et la planification seront revues et les dernières retouches seront faites. Lors du développement de l’événement, il sera nécessaire de disposer d’un service de coordination et de supervision garantissant le bon fonctionnement de tous les services.
- L’après-événement : après l’événement, l’action de communication événementielle sera surveillée pour vérifier les résultats qui ont été obtenus en termes d’audience et d’impact médiatique. Autrement dit, si les objectifs initialement fixés ont été atteints et si la satisfaction des participants a été optimale.
