En tant que chef d’entreprise, vous devez vous occuper des activités à plus forte valeur ajoutée. Or, la gestion administrative peut vous freiner dans la gestion de votre entreprise. En effet, les tâches liées à ce service sont souvent chronophages et non-stratégiques. Pourtant, elles sont indispensables au bon fonctionnement de votre structure. C’est pourquoi, l’externalisation administrative est la solution à envisager. L’externalisation ou outsourcing consiste à transférer une activité à un prestataire extérieur.
Dans ce contexte, les services à sous-traiter sont les tâches administratives. Cela concerne aussi bien votre secrétariat, la tenue de votre comptabilité ou encore les activités de gestion des ressources humaines. Par ailleurs, externaliser votre gestion administrative revient à collaborer avec une entreprise externe spécialisée dans ce domaine. A contrario, vous risquez de perdre votre temps et votre argent.
De ce fait, quelles sont les étapes à connaître pour s’assurer que votre collaboration se passe dans les meilleures conditions ?
Externalisation administrative : rédaction d’un cahier des charges
Avant de choisir un prestataire en externalisation administrative, il faut tout d’abord rédiger un cahier des charges bien précis. Ce document vous servira de référence. En effet, il indique toutes les informations nécessaires concernant le service externalisé. Généralement, on y trouve les points suivants :
- L’activité à externaliser.
- Les qualifications et les profils du personnel requis.
- L’effectif dont vous avez besoin pour gérer les activités.
- Les résultats attendus.
- Les avantages du projet.
- Toutes vos instructions.
- La durée du projet.
- Les pénalités en cas de non-respect de vos consignes, etc.
Par ailleurs, plus les informations sont complètes, plus le prestataire saura répondre à vos besoins. Grâce à ce document référentiel, vous ne perdez plus de temps à expliquer ce que vous recherchez réellement. Ainsi, vous pouvez recevoir des offres adaptées à vos contraintes et à votre secteur d’activité.
La recherche de prestataire
La seconde étape dans un processus d’externalisation administrative est de choisir un prestataire. En effet, la réussite de votre projet dépend grandement du sous-traitant que vous avez choisi. Pour ce faire, vous pouvez, dans un premier temps, effectuer une recherche sur internet. Ainsi, vous aurez une liste d’entreprises à contacter en seulement quelques clics. Puis, vous devez faire un tri dans votre sélection. Pour cela, vérifiez les avis sur internet ainsi que la capacité du prestataire à répondre à vos besoins. Vous les trouverez dans les forums ou les plateformes d’échanges en ligne.
Cependant, avant de contacter une société, vous devez connaître en amont votre budget. En effet, vous aurez des devis différents. Un cabinet d’expertise va proposer un tarif plus élevé qu’une start-up. Or, les services de ce dernier peuvent coûter plus chers que ceux d’un freelance. De ce fait, si vous souhaitez optimiser vos coûts, la solution est de recourir à un prestataire offshore. En effet, l’externalisation offshore vous permet de réaliser des économies allant jusqu’à 60%. Et pour cause, dans certaines destinations comme à l’île Maurice, le salaire est plus bas comparé à celui dans les pays européens.
Externalisation de services administratifs : la rédaction d’un contrat
Après avoir finalisé votre choix, vous pouvez commencer votre collaboration avec le sous-traitant. Toutefois, avant cette étape, il est crucial de rédiger un contrat de prestation. Il ne s’agit pas de reprendre les termes évoqués dans le cahier des charges. En effet, comme son nom l’indique, ce contrat indique les modalités concernant les prestations. Cela peut concerner les horaires de travail, les détails sur les missions, le coût du service ou encore les obligations de chaque partie. Le contrat doit également évoquer certains points en cas de résiliation du contrat.
Par ailleurs, il faut savoir que l’externalisation administrative peut se faire de manière totale ou partielle. En guise d’exemple, vous pouvez confier uniquement la gestion de votre secrétariat. Dans ce cas, le prestataire prendra en charge vos courriers, votre standard téléphonique et la gestion de votre planning professionnel. En optant pour une externalisation totale, le sous-traitant peut gérer à la fois vos tâches bureautiques, votre service RH, votre comptabilité, la gestion de votre paie, etc. Dans tous les cas, il faut les mentionner dans le contrat d’outsourcing.
En somme, externaliser vos services administratifs nécessite une bonne préparation en amont. Grâce à cette stratégie, vous pouvez vous focaliser entièrement sur le développement de vos activités.
