Au fur et à mesure que vos activités grandissent, il devient de plus en plus difficile de maîtriser les tâches quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement de vos projets. Pour diverses raisons, il n’est pas toujours possible d’embaucher du personnel de soutien à temps plein dans vos locaux, et c’est là que l’assistant virtuel entre en jeu.
Qu’est-ce qu’un assistant virtuel ?
Un assistant virtuel est un collaborateur à distance qui offre son aide aux particuliers comme aux entreprises. Chaque assistant virtuel a sa propre spécialisation (ex : Assistant Community Manager virtuel, Assistant en pré-comptabilité, etc.). Cependant, dans le cas de l’assistant virtuel administratif, ses missions sont généralement d’ordre administratif et il peut travailler à temps plein ou à temps partiel.
Il peut effectuer des tâches qu’un assistant personnel ou un assistant de direction prendrait généralement en charge, telles que la programmation des rendez-vous, les appels téléphoniques, l’organisation des voyages ou l’organisation des courriels. Partout dans le monde, les entreprises de toutes tailles et dans de nombreux secteurs d’activité font appel aux assistants virtuels, afin de mieux gérer leur affaire.
Qui a besoin d’une assistante virtuelle ?
Depuis des années, recourir à une aide en ligne est devenue une option qui facilite énormément la vie des entrepreneurs et des porteurs de projets. Rien que l’année dernière, plus de 65% des entreprises ont fait appel aux services d’un assistant virtuel en ligne dans le monde, dans différents secteurs d’activité.
L’un des avantages majeurs d’un assistant à distance est la possibilité qu’il offre à libérer votre emploi du temps, afin de vous consacrer au développement de votre entreprise. Sur ce point, il faut reconnaître que les particuliers et les entrepreneurs qui se sentent débordés sont les premiers qui aient besoin de l’aide d’une adjointe virtuelle.
Si vous aussi, vous optez pour cette solution, vous allez gagner en productivité tout en économisant sur vos charges, puisque vous ne payerez que les services dont vous avez besoin.
Quelles sont les tâches d’un assistant virtuel administratif ?
En général, les missions des assistants virtuels varient en fonction des besoins de leurs clients (mais aussi de leur coeur de métier comme expliqué un peu plus haut !). Voici quelques-unes des tâches les plus courantes confiées aux assistants virtuels admin :
Les tâches administratives
Il s’agit de planifier des réunions, de réserver des voyages, d’organiser des calendriers, créer du contenu administratif et même de répondre au téléphone par l’intermédiaire d’une ligne connectée.
La petite comptabilité
Un assistant virtuel peut aider à gérer un budget, à faire des achats et à suivre les dépenses.
L’assistance personnelle
Si vous avez besoin d’aide dans l’organisation des tâches en dehors du travail, la réservation de vacances, l’organisation d’un calendrier et l’achat de cadeaux, etc. peuvent être confiés à ce collaborateur.
Le service à la clientèle
Pour les petites entreprises qui proposent produits et services, ils peuvent être le premier point de contact pour les clients qui souhaitent obtenir de l’aide, et ce, en répondant à des questions élémentaires et habituelles ou fournir des tutoriels.
La saisie de données
Dans ce rôle, un assistant virtuel peut facilement compiler des données, vérifier leur exactitude et procéder à des mises à jour.
